Privacyverklaring

HealthBrain is een dienst van AIDG (KvK 94044627), gevestigd in Leeuwarden. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken en waarom. Vragen? Mail privacy@healthbrain.nl.

1. Twee rollen — en dat verschil is belangrijk

Voor ondernemers die HealthBrain gebruiken zijn wij verwerkingsverantwoordelijke voor hun accountgegevens (naam, e-mail, bedrijfsgegevens, facturatie).
Voor de klanten van die ondernemers (de mensen die een afspraak boeken) zijn wij verwerker. De ondernemer bepaalt wat er met die gegevens gebeurt; wij voeren alleen uit. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst, die automatisch onderdeel is van het gebruik van onze dienst.

2. Welke gegevens verwerken we?

Accountgegevens ondernemer: naam, e-mailadres, wachtwoord (als onomkeerbare hash), bedrijfsnaam, KvK/btw, adres, telefoonnummer.
Gegevens die de ondernemer invoert over zijn klanten: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, afspraken, betalingen, eventuele notities en vrijwillig gedeelde gegevens zoals een social-account.
Betaalgegevens: bedragen, status en referenties. Kaartgegevens gaan rechtstreeks naar de betaaldienstverlener; die zien en bewaren wij niet.
Gebruiksgegevens: technische logs (IP-adres, tijdstip, fouten) om storingen op te lossen en misbruik tegen te gaan.
AI-gebruik: je vragen aan de assistent en de voorstellen die eruit komen, plus het verbruikte tegoed.

3. Waarom en op welke grondslag?

Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van de dienst, afspraken plannen, mails versturen, betalingen afhandelen.
Wettelijke plicht: facturen en administratie bewaren.
Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie en het verbeteren van de dienst op basis van geaggregeerde, niet-herleidbare cijfers.
Toestemming: voor statistiekcookies op boekingspagina's en voor marketingmails aan consumenten die daarvoor gekozen hebben.

4. Waar staan de gegevens?

Op servers in Duitsland (EU). AI-verwerking van tekst gebeurt bij Europese aanbieders met zero-data-retention. Een volledige uitleg — inclusief categorieën verwerkers, beveiligingsmaatregelen en het beleid rond AI — staat op de pagina Beveiliging, AI en dataopslag.

5. Hoe lang bewaren we het?

Afspraken, facturen en betalingen: 7 jaar — wettelijke fiscale bewaarplicht.
Klantgegevens (naam, contact, historie): zolang je account loopt — jij bent eigenaar; wissen kan altijd op jouw verzoek.
AI-gesprekken en voorstellen: 12 maanden — terugkijken en verbeteren; daarna automatisch verwijderd.
Inhoud die naar een AI-model gaat: niet bewaard — zero-data-retention bij de aanbieder; geen training op jouw data.
Technische logs: 30 dagen — storingen oplossen en misbruik tegengaan.
Back-ups: 14 dagen — herstel na een storing; daarna overschreven.
Je account na opzegging: 30 dagen — bedenktijd en exportmogelijkheid; daarna definitief verwijderd.

6. Delen met anderen

We verkopen nooit gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties van derden. We delen alleen met verwerkers die nodig zijn om de dienst te leveren (hosting, e-mail, betalingen, AI) — allemaal onder een verwerkersovereenkomst — en met instanties als de wet ons daartoe verplicht.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit. In de app kun je zelf al je gegevens exporteren (Instellingen → Je gegevens exporteren). Voor de rest: mail privacy@healthbrain.nl; we reageren binnen 30 dagen. Ben je een klant van een ondernemer die HealthBrain gebruikt? Richt je verzoek dan aan die ondernemer — wij helpen hem het uit te voeren. Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies

Wij gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en de app te laten werken; daar hoeven we geen toestemming voor te vragen. Zet een ondernemer op zijn eigen boekingspagina statistieken aan (bijvoorbeeld Google Analytics of een Meta Pixel), dan laden die pas nadat de bezoeker daar toestemming voor geeft.

9. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als de dienst verandert. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten via e-mail of in de app.