45 onderdelen, in de volgorde van je dag: van de agenda en de balie tot de ledenapp, het geld en de gezondheidsgegevens. Alles zit in elk pakket; klik een kaart open voor de uitleg.
Drie cijfers uit onafhankelijk onderzoek, en wat HealthBrain eraan doet.
38%
van de opgezegde fitnesslidmaatschappen: “ik kwam er te weinig”
De meest genoemde opzegreden is niet de prijs, maar weinig gebruik. Wie wegblijft, zegt op. In 2017 werd bij 9% van de Nederlandse huishoudens een fitnesslidmaatschap beëindigd.
Wat HealthBrain doet. Je ziet elke dag wie al twee weken niet heeft getraind en niets gepland heeft. Met de regels van Automatisch staat het terugkom-bericht klaar; jij tikt op Ja.
30,5%
van de gereserveerde plekken wordt niet gebruikt
Van 41 miljoen reserveringen bij een Nederlandse sportschoolketen (819.001 leden, 2020-2022) leidden er bijna een derde niet tot een bezoek. Een lege plek, terwijl iemand anders die wilde.
Wat HealthBrain doet. Een wachtlijst die vanzelf doorschuift zodra iemand afzegt, inchecken met een code zodat je ziet wie er echt was, en een aanbetaling voor wie vaker wegblijft.
56%
hoger opzegrisico voor leden die niet in een groep trainen
Het gemiddelde fitnesscentrum verliest 28,6% van zijn leden per jaar. Wie in een groep traint of contact heeft met het team, blijft aantoonbaar langer: elke twee contactmomenten per maand leveren een extra bezoek op.
Wat HealthBrain doet. Groepslessen met een rooster dat acht weken vooruit klaarstaat, boeken in de ledenapp, chat met de coach en een les die bij uitval met één knop netjes wordt afgehandeld.
Elk pakket heeft alle functies; het verschil zit in het aantal leden en de servicefee op betalingen van je leden. Prijzen inclusief btw; per jaar betaal je 10 maanden voor 12. Je start zonder betaalgegevens; kies je nu al Pro of Club, dan zet je het na het aanmaken van je bedrijf meteen aan.
€ 0,00 per maand
zonder einddatum
€ 29,00 per maand
of € 290,00 per jaar (2 maanden gratis)
€ 79,00 per maand
of € 790,00 per jaar (2 maanden gratis)
Geen opstartkosten en geen kosten per teamlid, les of afspraak. AI gebruik je met AI-tegoed dat je bijkoopt en dat niet vervalt. Alle kosten op een rij, ook die van de betaalprovider, staan bij de tarieven.
1 van 6
Wat je elke dag gebruikt. Alles hieronder zit in elk pakket, ook in Gratis.
Je startscherm: de afspraken en lessen van vandaag met tijd, lid, dienst en status; daaronder "Aandacht nodig" (wie al twee weken niet trainde, wiens strippenkaart bijna op is, wie nog moet betalen, ongelezen berichten en open AI-voorstellen) en compact je geld voor vandaag, 7 dagen of de maand. Onder Inzichten zie je je cijfers per periode. Nieuw? De checklist "In 3 stappen live" helpt je op gang.
Je planning per dag, week, maand of jaar, met een kleur per trainer. Klik op een leeg kwartier om het te blokkeren, op een afspraak om af te ronden, te verzetten, te annuleren of een no-show te melden; het lid krijgt vanzelf bericht. Zelf een afspraak of les inplannen kan ook. Met de iCal-link staat je agenda in je telefoon.
Een eigen pagina met je diensten, lessen, trainers en vestigingen, met je logo, foto’s en reviews. Klanten zien alleen tijden die echt vrij zijn, krijgen een bevestiging en een herinnering per mail en kunnen online (aan)betalen, een cadeaubon kopen en sparen op je digitale stempelkaart.
Zet een les één keer in het rooster: dienst, dag en tijd, aantal plekken, trainer en eventueel een zaal. Het rooster staat steeds acht weken vooruit klaar, ook op je boekingspagina en in de ledenapp. Losse lessen plan je ernaast. Gaat een les niet door? Eén knop: alle deelnemers worden uitgeschreven en krijgen een mail.
Is een les of tijd vol, dan komt het lid op de wachtlijst. Zegt iemand op tijd af, dan krijgt de beste match (dienst, trainer, dagdeel, volgorde van aanmelden) direct een aanbod met een accepteerlink. Reageert die niet binnen het venster, dan schuift het aanbod door naar de volgende, tot de plek gevuld is.
Elk lid heeft een persoonlijke code van zes tekens in zijn app. Aan het begin van de les laat hij die zien, jij checkt in met één klik en ziet meteen wie er is en wie niet kwam. De code is niet te raden en staat nergens los opgeslagen.
Trainer ziek of een storing? Onder het tabblad "Ziekte of uitval" mail je in één keer alle getroffen leden, met een persoonlijke link waarmee ze zelf een nieuw moment kiezen. Blokkeer je een trainer, dan zet een regel van Automatisch die mail al voor je klaar.
Een gesprek per lid, in jouw app en in de ledenapp. Ongelezen berichten zie je op je overzicht en bij het lid. Berichten worden versleuteld opgeslagen en gaan nooit per mail.
2 van 6
Wie traint, wie wegblijft en wie aandacht nodig heeft. In elk pakket.
Zoek op naam of e-mail en zie per lid de boekingen, het abonnement of de strippenkaart, wat er openstaat en of hij zijn app al gebruikt. Notities in het logboek ziet het lid zelf; de interne notitie niet in zijn app, maar wel als hij zijn gegevens opvraagt. Gezondheidsgegevens zie en bewaar je alleen na toestemming van het lid.
Stap je over van een ander systeem of een Excel-lijst? Plak de lijst of upload een CSV. HealthBrain herkent zelf welke kolom de naam, het e-mailadres of het telefoonnummer is, ook als de kopjes anders heten; met AI worden lastige kolommen alsnog herkend. Daarna nodig je je leden per mail uit voor hun app.
Leden krijgen een uitnodiging per mail en loggen in met een wachtwoord of een inloglink; de app zetten ze desgewenst op hun beginscherm. Daarin: Vandaag, lessen boeken, trainingsschema met afvinken, voeding, eigen voortgang in grafieken, chat met de coach en hun abonnement. Zonder account kunnen ze via hun persoonlijke link bij hun schema. Inbegrepen, zonder los abonnement.
Je overzicht laat elke dag zien wie al 14 dagen niet heeft getraind en ook niets gepland heeft, wiens strippenkaart bijna op is en wie nog moet betalen. Elk signaal is een link naar het lid. Met de regels van Automatisch staat er dan ook een persoonlijk terugkom-bericht klaar; jij tikt op Ja.
Stel per dienst intakevragen in, bijvoorbeeld voor een eerste afspraak of een proefles. Het lid vult ze in bij het boeken; de antwoorden staan versleuteld bij het lid en zijn alleen zichtbaar voor wie hem coacht.
Elk bedrijf heeft een persoonlijke deellink. Start een collega via jouw link, dan krijgt die € 5,00 AI-tegoed bovenop het gewone starttegoed. Stapt die later over naar Pro of Club en betaalt die zijn eerste factuur, dan krijg jij een maand van je eigen pakket gratis, tot twaalf per jaar.
3 van 6
Vaste inkomsten die vanzelf binnenkomen. In elk pakket; de servicefee op betalingen hangt af van je pakket (Club: geen).
Bied een lidmaatschap aan voor onbeperkt of een vast aantal lessen. Het lid sluit het af in zijn app of op je boekingspagina, de maandbetaling gaat automatisch via iDEAL of kaart, en opzeggen regelt hij zelf. Jij ziet per lid wat loopt en wat openstaat.
Verkoop strippenkaarten online of aan de balie. Elke geboekte les gaat van de kaart af, het lid ziet in zijn app hoeveel er over zijn en koopt zelf bij. Bijna op? Dat zie jij onder "Aandacht nodig"; met de regels van Automatisch staat er een aanbod voor een nieuwe kaart klaar.
Stel onder Betalingen een standaard-aanbetaling of vooraf betalen in. Een klant die betaald heeft, komt bijna altijd. Met de regels van Automatisch kijkt het no-show-risico per boeking mee (eerdere no-shows, hoog bedrag) en stelt dan een aanbetaling voor.
Koppel je uitbetalingen (Stripe) en leden betalen met iDEAL of kaart. Het geld gaat rechtstreeks naar jouw rekening. Per betaling van een lid houdt HealthBrain de servicefee van je pakket in: Gratis 1% + € 0,10, Pro 0,5%, Club geen servicefee. Daarbovenop alleen de werkelijke transactiekosten van de betaalprovider, zonder opslag. Staat er nog iets open, dan stuur je met één klik een betaalverzoek met betaallink.
Klanten kopen een cadeaubon op je boekingspagina of jij geeft hem uit aan de balie. De code is leesbaar (geen 0/O-verwarring) en wordt verzilverd bij een boeking of betaling.
Alles wat je aanbiedt, per categorie, met prijs, duur en eventueel inkoopproducten; je marge wordt automatisch berekend. Zet een dienst op "populair" en hij staat bovenaan je boekingspagina. Met AI laat je diensten en prijzen klaarzetten vanaf je website of naar leveranciers zoeken die goedkoper zijn.
Bewaar bonnen en inkoopfacturen bij je administratie, naast de facturen van je abonnement en de betalingen van je leden. Met AI worden bedrag, btw en leverancier van een bon voor je uitgelezen.
4 van 6
Wat het lid in zijn app ziet en wat jij als coach bijhoudt. Metingen, voeding en eetdagboek alleen met toestemming van het lid; de AI-onderdelen gebruik je in elk pakket met AI-tegoed.
Bouw schema’s uit de oefeningenbibliotheek met foto’s en video’s, per spiergroep, en voeg eigen oefeningen toe (met video-link) om je aanpak uniek te maken. Wijs een schema toe aan een lid; hij ziet het meteen in zijn app.
Kies "Nieuw schema met AI", geef doel, aantal dagen en beschikbaar materiaal op, en er staat een compleet weekschema klaar dat je aanpast en toewijst. Bestaande schema’s plak je uit Excel, Word of PDF; de AI zet ze om. Alles in de EU, zonder opslag bij de AI-dienst.
In zijn app start het lid de trainingsdag, vinkt sets af en logt gewicht en herhalingen. Per oefening zie je 1RM en volume; jij ziet in één oogopslag wie traint en wie niet.
Leg metingen vast of laat het lid ze zelf invoeren. Ze staan per veld versleuteld opgeslagen en zijn alleen zichtbaar na toestemming van het lid, voor zijn eigen coach, de eigenaar en managers. Trekt het lid de toestemming in, dan worden ze gewist.
Stel per lid kcal- en eiwitdoelen in, met eetmomenten die het lid zelf over zijn dag verdeelt (met herinnering). De boodschappenlijst staat in zijn app. Met AI laat je een voedingsdoel voorstellen.
Het lid fotografeert zijn maaltijd in de app; de AI herkent wat erop staat en schat kcal en eiwit. Locatiegegevens worden uit de foto gehaald, de foto wordt na 30 dagen verwijderd (omschrijving en voedingswaarden blijven). Alleen met toestemming van het lid en alleen via een AI-dienst in de EU die niets bewaart.
Grafieken van trainingsritme, metingen en resultaten per week, maand of eigen datumbereik. Lid en coach zien gegarandeerd dezelfde cijfers, omdat ze op één plek berekend worden.
Leden stellen in hun app vragen over hun schema, voeding en voortgang. De AI-coach haalt alleen de gegevens van dat ene lid op en kan nooit bij een ander. Werkt alleen met uitdrukkelijke toestemming van het lid en uitsluitend via een AI-dienst in de EU die niets bewaart.
5 van 6
Eén AI-collega in de hele app en regels die voor je opletten, in elk pakket, met AI-tegoed. Jij beslist altijd met Ja, Nee of Aanpassen.
"Hoe was mijn omzet vorige maand?", "blokkeer volgende vrijdag", "plan Anna in voor een PT-sessie": de AI-collega kent je agenda, leden, lessen en cijfers, boekt en blokkeert, zet teksten en voorstellen klaar en opent de juiste pagina met de velden al ingevuld. Gezondheidsgegevens krijgt hij alleen met toestemming van het lid en alleen via de EU-route.
Importeer je website of vertel de AI hoe jouw zaak werkt. Hij gebruikt dat in mails, posts en antwoorden, en zet bij de start diensten en prijzen voor je klaar.
Laat mails, social posts en lesbeschrijvingen schrijven, in jouw stijl. Afbeeldingen en oefenvideo’s maken draait buiten de EU en staat daarom standaard uit; alleen de eigenaar zet het aan, en er gaan nooit leden- of gezondheidsgegevens heen. Is MediaBrain gekoppeld, dan doe je social media daar.
Elke actie komt als voorstel binnen. Je keurt goed, past aan of wijst af: in de app, vanaf de pushmelding, of door op de voorstel-mail te antwoorden met "JA", "NEE" of een aanpassing. Na drie keer Ja zonder aanpassing stelt hij autopilot voor, en je kiest zelf op hoeveel momenten per dag (1 tot 4) hij proactief meekijkt.
Kies welke regels aanstaan. Elke regel zegt vooraf wat hij mag (bijvoorbeeld "mag klanten mailen na jouw goedkeuring") en legt bij elk voorstel uit waarom. De volledige lijst staat hieronder.
MediaBrain is het social-mediaproduct van AIDG. Is de koppeling ingesteld, dan staat "Social media" in je menu en log je er met één klik in, voor je eigen bedrijf. Er gaan nooit leden- of gezondheidsgegevens mee, alleen wie er inlogt en voor welk bedrijf.
Elke AI-actie kost een paar cent van je AI-tegoed; je ziet het verbruik per onderdeel. Bij de start krijg je een klein starttegoed om het te proberen. AI-tegoed koop je in de app bij vanaf € 5,00 en het vervalt niet. Op? Dan stoppen de AI-functies netjes; de rest van HealthBrain werkt gewoon door. Er wordt nooit automatisch bijgekocht.
Elke regel kijkt mee en zet iets klaar; jij beslist. Klik voor wat hij precies doet.
Ziet wanneer morgen opvallend leeg is en zet een promotiemail klaar voor klanten die er lang niet zijn geweest.
Leert per klant het gemiddelde bezoekritme en signaleert wie “over tijd” is — met een persoonlijke terugkom-mail klaar.
Vindt afgeronde afspraken die nog niet (volledig) betaald zijn en zet betaalverzoeken klaar.
Checkt elke nieuwe boeking direct op no-show-risico (eerdere no-shows, hoog bedrag) en stelt dan een aanbetaling voor.
Vergelijkt je omzet met vorige maand en legt uit waar het verschil vandaan lijkt te komen — puur informatie, geen actie.
Kijkt met een open blik naar ál je data — agenda, omzet, klanten, marges én je website-kennisbank — en stelt zelf de actie voor die nu het meeste oplevert: een klantmail, een social-post (met kortings-check op je marge) of gewoon een inzicht. Leert van elke beslissing die je neemt.
Zodra een medewerker wordt ziekgemeld of geblokkeerd, staat er direct een mail klaar voor alle getroffen klanten — met een persoonlijke link waarmee ze zelf een nieuw moment kiezen.
Ziet wanneer een strippenkaart bijna vol is en zet een persoonlijk aanbod voor een nieuwe kaart klaar — precies op het moment dat klanten meestal opnieuw kopen.
Rond feestdagen (kerst, Valentijn, Moederdag) staat er op tijd een cadeauboncampagne klaar: een social-post én een mail naar je klanten.
Klanten met een bekende geboortedatum krijgen op hun verjaardag een persoonlijke felicitatie — standaard met 10% korting. De tekst pas je aan bij Instellingen → Mails (met AI-schrijfknop); met autopilot gaat hij vanzelf de deur uit.
Reageert iemand op de wachtlijst 2× niet op een vrijgekomen plek, dan stoppen we met mailen en zet de AI een persoonlijk aanbod met korting klaar — jij bepaalt of het verstuurd wordt.
Rekent maandelijks per dienst je marge per uur uit (prijs minus inkoop) en wijst de diensten aan die te goedkoop zijn, niet meer geboekt worden of waar de inkoop de winst opeet — met concrete prijsadviezen.
Klanten die 3+ maanden weg zijn krijgen een passend aanbod om terug te komen (de AI kijkt mee naar je marges).
6 van 6
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Zo gaan we ermee om, en zo houd jij de regie over je team, je vestigingen en je gegevens.
HealthBrain vraagt het lid zelf om uitdrukkelijke toestemming voor het bijhouden van gezondheidsgegevens, en apart voor AI erop. Toestemming en intrekking worden met tijdstip en tekstversie vastgelegd; intrekken wist metingen en eetdagboek direct. Een trainer ziet alleen de gegevens van leden die hij zelf coacht; eigenaar en managers zien alle leden.
Metingen, eetdagboek en maaltijdfoto’s, voedings- en trainingsnotities, notities, berichten en intakeformulieren staan per veld versleuteld opgeslagen (AES-256-GCM). De sleutel staat los van de database en de back-ups. Locatiegegevens worden uit foto’s verwijderd vóór opslag.
Alle AI met gezondheidsgegevens draait in de EU bij een aanbieder die je invoer niet bewaart en er niet op traint. Dat is technisch afgedwongen en kan niemand uitzetten, ook wij niet. Je gegevens staan op servers in Duitsland, met dagelijkse back-ups, en de verwerkersovereenkomst (AVG artikel 28) hoort automatisch bij je account.
Vraagt een lid zijn gegevens op (inzage en overdraagbaarheid, AVG artikel 15 en 20), dan maak je één bestand met alles wat over hem is vastgelegd, leesbaar ontsleuteld. Opzeggen en exporteren kosten niets; tot 30 dagen na het einde van je abonnement kun je nog exporteren.
Medewerkers met werktijden per weekdag, vakanties en de diensten die ze doen; dat bepaalt wat leden kunnen boeken. Geef collega’s toegang als eigenaar, manager of medewerker; iedereen ziet alleen wat bij zijn rol hoort. Teamleden kosten niets extra, in elk pakket; tot 25 per bedrijf, voor een groter team neem je contact op. Een privé-agenda (Google, Apple, Outlook) koppel je per medewerker: drukke blokken worden vanzelf geblokkeerd.
Meerdere vestigingen met eigen openingstijden en zalen; de openingstijden bepalen wanneer leden kunnen boeken. Heb je meerdere bedrijven, dan beheer je er tot 3 onder één login, elk met eigen leden, abonnement en instellingen.
Maak onder Instellingen › Ontwikkelaars een API-sleutel (eenmalig zichtbaar, alleen de hash wordt bewaard) en koppel HealthBrain als MCP-server aan de AI-chat van AIDG. Vraag daar "wat staat er morgen in de agenda?" of laat een les, een notitie of een schema-toewijzing klaarzetten. Gezondheidsgegevens alleen met toestemming van het lid; versturen, betalen en verwijderen blijven in HealthBrain.
Zet HealthBrain op het beginscherm van je telefoon en krijg pushmeldingen: een nieuwe boeking, een bericht, een voorstel van de AI. In een melding staat nooit iets over een lid of uit een gesprek, alleen een algemene tekst.
Je maakt een account aan zonder betaalgegevens en gebruikt HealthBrain gratis tot 25 leden, met alle functies en zonder einddatum. Groei je verder, dan kies je Pro (€ 29,00 per maand, tot 250 leden) of Club (€ 79,00 per maand, onbeperkt leden), inclusief btw. Per maand is maandelijks opzegbaar; per jaar betaal je 10 maanden voor 12.
Account aanmaken duurt een minuut, zonder betaalgegevens. Liever eerst kijken? Zet in de demo een les in het rooster en boek als lid een plek.